Der Kauf einer Eigentumswohnung umfasst nicht nur die eigenen Räume, da Dächer, Fassaden, Treppenhäuser, Aufzüge, Heizungsanlagen und Außenflächen zum gemeinschaftlichen Eigentum gehören und von allen Wohnungseigentümern gemeinsam genutzt werden. Für diese Gebäudeteile entstehen regelmäßig organisatorische, technische und kaufmännische Aufgaben. Damit die laufende Verwaltung nachvollziehbar geregelt ist, sieht das Wohnungseigentumsgesetz die Bestellung einer WEG-Verwaltung vor. Sie übernimmt gesetzlich definierte Verwaltungsaufgaben, während grundlegende Entscheidungen weiterhin durch die Eigentümergemeinschaft getroffen werden.
Kurzfassung
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Gemeinschaftseigentum bildet den Mittelpunkt der Verwaltung
Innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft wird zwischen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum unterschieden. Je nach Teilungserklärung und den gesetzlichen Vorgaben können auch Fenster oder deren Bestandteile dem Gemeinschaftseigentum zugeordnet sein. Diese Bereiche stehen allen Eigentümern gemeinsam zu und müssen deshalb einheitlich verwaltet werden.
Die WEG-Verwaltung übernimmt die Organisation sämtlicher Angelegenheiten, die das Gemeinschaftseigentum betreffen. Dazu gehören unter anderem die Beauftragung notwendiger Dienstleistungen, die Verwaltung gemeinschaftlicher Gelder, die Vorbereitung von Beschlussvorlagen sowie die Umsetzung gefasster Entscheidungen. Rechtsgrundlage bildet dabei das Wohnungseigentumsgesetz, das Aufgaben und Zuständigkeiten festlegt.
Grundlegende Entscheidungen treffen weiterhin die Wohnungseigentümer durch Beschlüsse innerhalb der Eigentümerversammlung. Die Verwaltung setzt dagegen die dort gefassten Beschlüsse im Rahmen ihrer gesetzlichen Befugnisse um.
Die Unterschiede zwischen WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung
Obwohl die Begriffe häufig gemeinsam genannt werden, beschreiben sie verschiedene Tätigkeitsbereiche.
Die WEG-Verwaltung beschäftigt sich ausschließlich mit dem gemeinschaftlichen Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie handelt im Auftrag der Gemeinschaft und nicht für einzelne Wohnungseigentümer.
Die Mietverwaltung hingegen betrifft vermietete Wohnungen. Hier stehen unter anderem Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen gegenüber Mietern, Mietzahlungen oder die Organisation von Wohnungsübergaben im Vordergrund.
Eine weitere Verwaltungsform ist die Sondereigentumsverwaltung. Als Sondereigentum werden die Räume einer Eigentumswohnung sowie bestimmte dazugehörige Bestandteile bezeichnet, die ausschließlich dem jeweiligen Wohnungseigentümer gehören. Wird die Wohnung vermietet, kann die Sondereigentumsverwaltung beispielsweise die Betreuung des Mietverhältnisses, die Kontrolle der Mietzahlungen und die Organisation von Reparaturen innerhalb der Wohnung übernehmen. Sie erfolgt unabhängig von der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums.
Diese Abgrenzung verhindert Missverständnisse bei Zuständigkeiten und zeigt, dass nicht jede Verwaltungsaufgabe automatisch unter die WEG-Verwaltung fällt.
Eigentümerversammlung und Beschlussumsetzung greifen ineinander
In der Eigentümerversammlung entscheiden die Wohnungseigentümer gemeinsam über wirtschaftliche, organisatorische und bauliche Angelegenheiten der Gemeinschaft. Grundlage der Beschlussfassung sind die zuvor festgelegten Tagesordnungspunkte.
Während der Versammlung stimmen die Eigentümer über einzelne Themen ab, beispielsweise über die Sanierung des Treppenhauses, die Beauftragung eines Handwerksbetriebs oder die Höhe der monatlichen Hausgeldzahlungen. Je nach Gegenstand gelten dabei unterschiedliche gesetzliche Mehrheiten. Nach Abschluss der Versammlung werden die Beschlüsse protokolliert und anschließend umgesetzt.
Zu den Verwaltungsaufgaben gehören deshalb unter anderem die Vorbereitung der Versammlung, der Versand der Einladungen innerhalb der gesetzlichen Fristen, die Erstellung des Beschlussprotokolls sowie die Veranlassung der beschlossenen Maßnahmen. Dazu können beispielsweise die Beauftragung eines Handwerksbetriebs, die Einholung weiterer Angebote oder die Veranlassung notwendiger Reparaturen gehören.
Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung erfüllen unterschiedliche Aufgaben
Zwei regelmäßig wiederkehrende Bestandteile der Verwaltung sind der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung. Der Wirtschaftsplan stellt die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft für einen zukünftigen Zeitraum gegenüber. Auf dieser Grundlage werden unter anderem die monatlichen Hausgeldzahlungen der Eigentümer berechnet. Gleichzeitig berücksichtigt der Plan auch den vorgesehenen Aufbau oder die Verwendung der Erhaltungsrücklage.
Die Jahresabrechnung betrachtet dagegen den bereits vergangenen Abrechnungszeitraum. Sie zeigt auf, welche Einnahmen und Ausgaben tatsächlich angefallen sind und wie sich diese auf die Eigentümergemeinschaft verteilen. Die Gegenüberstellung zeigt, in welchen Bereichen die tatsächlichen Ausgaben von den zuvor geplanten Beträgen abweichen.
Beide Unterlagen dienen als Grundlage für Beschlüsse innerhalb der Eigentümerversammlung und ermöglichen eine nachvollziehbare Übersicht über die gemeinschaftlichen Finanzen.
Laufende kaufmännische Aufgaben im Verwaltungsalltag
Auch im Rahmen einer WEG-Verwaltung gehören neben Eigentümerversammlungen und der Instandhaltung zahlreiche wiederkehrende kaufmännische Aufgaben zur laufenden Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Dazu gehören die Überwachung der Hausgeldzahlungen, die Verwaltung der gemeinschaftlichen Konten sowie die Begleichung laufender Rechnungen aus dem Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft. Sämtliche Zahlungsein- und -ausgänge werden fortlaufend erfasst, damit die Buchungen vollständig dokumentiert bleiben.
Ebenso werden Verträge betreut, die das Gemeinschaftseigentum betreffen. Dazu zählen beispielsweise Vereinbarungen mit Reinigungsunternehmen, Hausmeisterdiensten, Gartenpflegebetrieben oder Wartungsfirmen für technische Anlagen. Endet ein Vertrag oder ändern sich die Anforderungen innerhalb der Wohnanlage, können neue Angebote eingeholt und der Eigentümergemeinschaft zur Beschlussfassung vorgelegt werden. Die endgültige Vergabe richtet sich nach den jeweiligen Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft.
Instandhaltung erfordert Planung und laufende Organisation
Gebäude verändern sich im Laufe der Zeit durch Nutzung, Witterung und Alterung. Deshalb gehören Maßnahmen zur Instandhaltung zu den regelmäßig anfallenden Aufgaben innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft.
Hierzu zählt zunächst die Feststellung des erforderlichen Handlungsbedarfs. Anschließend können Angebote eingeholt, Aufträge vorbereitet und nach Beschluss der Eigentümergemeinschaft beauftragt werden. Nach Abschluss der Arbeiten erfolgt die Prüfung der ausgeführten Leistungen sowie die Dokumentation der entsprechenden Unterlagen.
Neben größeren Maßnahmen fallen auch zahlreiche wiederkehrende Arbeiten an. Wartungen technischer Anlagen, Prüfungen sicherheitsrelevanter Einrichtungen oder die Pflege gemeinschaftlicher Außenflächen werden in festgelegten Intervallen organisiert. Dadurch bleibt der ordnungsgemäße Zustand des Gemeinschaftseigentums nachvollziehbar dokumentiert.
Fazit
Die WEG-Verwaltung übernimmt definierte Aufgaben rund um das Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Eigentümerversammlungen vorbereiten, Beschlüsse umsetzen, den Wirtschaftsplan erstellen, die Jahresabrechnung vorlegen sowie Maßnahmen zur Instandhaltung organisieren gehören zu den regelmäßig wiederkehrenden Tätigkeiten. Gleichzeitig bleiben grundlegende Entscheidungen der Eigentümergemeinschaft vorbehalten. Die Abgrenzung zur Mietverwaltung und zur Sondereigentumsverwaltung verdeutlicht, dass jede Verwaltungsform einen eigenen Aufgabenbereich besitzt und unterschiedlichen rechtlichen Vorgaben folgt.